لماذا رُفضت ترجمتي في السفارة أو المحكمة؟ 10 أسباب شائعة وكيف تتجنبها

أولاً: ما الذي تفحصه الجهة الرسمية في الترجمة؟

الموظف الذي يستلم ملفك في سفارة أو محكمة أو جامعة لا يقرأ الترجمة كلمة كلمة في الغالب. هو يتحقق من أشياء محددة: هل الترجمة صادرة عن جهة يُعتد بها؟ هل تطابق الوثيقة الأصلية في عدد الصفحات والبيانات؟ هل الأسماء والأرقام متطابقة مع بقية مستندات الملف؟ وهل الوثيقة الأصلية نفسها مصدقة كما يجب؟ أي خلل في هذه النقاط قد يعيد إليك الملف.

السبب 1: الترجمة غير معتمدة أو بلا ختم وتوقيع

كثير من الجهات الرسمية لا تقبل ترجمة قام بها صاحب الوثيقة بنفسه أو مترجم غير معتمد. الترجمة المعتمدة تحمل عادة ختم مكتب الترجمة وتوقيع المترجم وإقراراً بأن الترجمة مطابقة للأصل. إذا غاب أحد هذه العناصر فقد تُعامل الترجمة كأنها ترجمة غير رسمية.

كيف تتجنبه: اطلب ترجمة معتمدة صراحة، وتأكد قبل الاستلام من وجود الختم والتوقيع على كل صفحة أو على الشهادة المرفقة حسب ما تطلبه الجهة.

السبب 2: اختلاف كتابة الأسماء بين الترجمة والجواز

هذا من أكثر الأسباب تكراراً. الاسم العربي يمكن كتابته بالإنجليزية بأكثر من طريقة، فيظهر «Mohammed» في الجواز و«Muhammad» في الترجمة، فيبدو للجهة أنهما شخصان مختلفان.

كيف تتجنبه: أرسل صورة جواز السفر مع الوثيقة المطلوب ترجمتها، واطلب أن تُكتب الأسماء كما وردت في الجواز حرفاً بحرف. وإذا كان الملف يضم أكثر من وثيقة فيجب أن تُكتب الأسماء بالطريقة نفسها في كل الترجمات.

السبب 3: صفحات أو أختام لم تُترجم

بعض الوثائق تحمل على ظهرها أختاماً أو تصديقات أو ملاحظات بخط اليد. إذا تُرجم الوجه الأول فقط، فقد تعتبر الجهة الترجمة ناقصة.

كيف تتجنبه: صوّر الوثيقة كاملة بالوجهين، بما فيها الأختام والتصديقات والهوامش، واطلب ترجمة كل ما فيها أو الإشارة إليه بوضوح داخل الترجمة.

السبب 4: الوثيقة الأصلية غير مصدقة

الترجمة الدقيقة لا تنفع إذا كانت الوثيقة الأصلية نفسها تحتاج تصديقاً لم يتم. الوثائق الصادرة من خارج المملكة تحتاج غالباً تصديقاً من جهات بلد الإصدار، أو أبوستيل إذا كانت الدولة منضمة إلى اتفاقية لاهاي، وقد تحتاج تصديقاً إضافياً بحسب الجهة التي ستقدم إليها.

كيف تتجنبه: اسأل الجهة التي ستقدم إليها: هل تحتاج تصديق الأصل قبل الترجمة أم بعدها؟ وهل يجب ترجمة ختم التصديق أو الأبوستيل أيضاً؟ ترتيب الخطوات مهم.

السبب 5: الترجمة إلى اللغة الخطأ

ليست كل السفارات تقبل الترجمة إلى الإنجليزية. بعض السفارات تطلب الترجمة إلى لغتها الرسمية، وبعضها يقبل الإنجليزية لبعض الوثائق دون غيرها.

كيف تتجنبه: راجع صفحة المتطلبات الرسمية للسفارة قبل طلب الترجمة. في موسوعة جوجان دليل يجمع متطلبات ترجمة وثائق السفارات والتأشيرات في الرياض حسب ما تنشره السفارات نفسها.

السبب 6: اختلاف التواريخ بين الهجري والميلادي

الوثائق السعودية قد تحمل التاريخ الهجري فقط، والجهة الأجنبية تحتاج التاريخ الميلادي، أو العكس. التحويل الخاطئ بيوم واحد قد يخلق تعارضاً مع وثائق أخرى في الملف.

كيف تتجنبه: اطلب ذكر التاريخ كما ورد في الأصل، ومعه التاريخ المقابل إن طلبته الجهة، وراجع تواريخ الميلاد والإصدار بنفسك قبل الاستلام.

السبب 7: ترجمة آلية أو حرفية تغيّر المعنى

أدوات الترجمة الآلية مفيدة للفهم، لكنها تخطئ في المصطلحات القانونية والطبية والأكاديمية، وقد تترجم مسمى جهة حكومية أو درجة علمية ترجمة حرفية لا يفهمها الموظف المختص.

كيف تتجنبه: في الوثائق الرسمية اطلب مترجماً متخصصاً في نوع الوثيقة، واطلب مراجعة الترجمة من شخص ثانٍ، وهذا جزء أساسي من معيار ISO 17100 لخدمات الترجمة.

السبب 8: الترجمة قديمة أو لا تطابق النسخة الحالية

إذا تغيرت الوثيقة الأصلية، مثل شهادة راتب جديدة أو سجل تجاري مُحدَّث، فالترجمة القديمة لم تعد صالحة. وبعض الجهات تشترط أن تكون الترجمة حديثة.

كيف تتجنبه: ترجم أحدث نسخة من الوثيقة، واسأل الجهة إن كان لها شرط على تاريخ الترجمة.

السبب 9: نسخة غير واضحة أو مقصوصة

صورة بالهاتف مقصوصة الأطراف أو ضعيفة الإضاءة قد تخفي رقماً أو ختماً، فيضطر المترجم إلى التخمين أو ترك الفراغ.

كيف تتجنبه: أرسل مسحاً ضوئياً واضحاً أو صورة مستقيمة كاملة الحواف لكل صفحة، وإذا كان في الأصل جزء غير مقروء فاطلب الإشارة إلى ذلك داخل الترجمة بدلاً من التخمين.

السبب 10: تقديم الترجمة دون الأصل

كثير من الجهات تطلب الأصل أو صورة مصدقة منه مع الترجمة، ولا تكتفي بالترجمة وحدها.

كيف تتجنبه: احمل الأصل والترجمة معاً عند التقديم، وتأكد أن الترجمة تشير إلى الوثيقة الأصلية بوضوح.

قائمة تحقق سريعة قبل التقديم

البند	تحقق منه
الختم والتوقيع	موجودان حسب ما تطلبه الجهة
الأسماء	مطابقة للجواز في كل الوثائق
الصفحات	كل الصفحات والأختام مترجمة
تصديق الأصل	تم قبل التقديم وبالترتيب الصحيح
لغة الترجمة	هي اللغة التي تطلبها الجهة
التواريخ	مطابقة للأصل ومحولة بدقة عند الحاجة
الأصل	مرفق مع الترجمة

الخلاصة

معظم حالات رفض الترجمة يمكن تجنبها بخطوتين: أن تعرف بالضبط ما تطلبه الجهة قبل الترجمة، وأن تُنجز الترجمة جهة تتحمل مسؤولية دقتها. إذا رُفضت ترجمتك من قبل، أرسل لنا خطاب الرفض أو ملاحظة الموظف مع الوثيقة، فذلك يختصر الطريق إلى الحل.